Наш список с информацией об оценках размещен на листе Данные файла Журнал оценок.xls.

В нашей таблице данных 6 столбцов:

1. класс
2. Фамилия И.О. (ученика)
3. предмет
4. преподаватель
5. дата
6. оценка

Все эти столбцы надо заполнять правильно: в дату надо вносить только дату, но не текст. В столбец оценок надо вносить 4, 5, 3, но не "четыре", "пять", "тройка". Фамилии надо заполнять абсолютно точно. Excel не поймет, что Иванов, Иванов  Иван и Иванов ИИ - это один и тот же ученик

и при обработке данных воспримет его как трех учеников. То же самое касается и столбца класс - "10а" и "10  а" (с пробелом), будут восприняты как различные классы. Но не надо пугаться, всех этих проблем можно избежать, используя копирование. При заполнении данных, я копировал блок данных, к примеру на 10 или более строк, и изменял значения только двух столбцов: дата, оценка.

И еще один момент, в таблицу данных надо вносить строки (записи), где есть оценка. Если ученик не получил оценку по предмету в этот день, то запись вносить не надо. На рисунке (см. выше 11 строка) оценка не проставлена - это означает, что ученик отсутствовал на уроке. В поле оценки "н" ставить нельзя, так как будут неправильно считаться средние баллы.

Ну вот и все о заполнении данных. Если вы правильно их внесете, то проблем с отчетами (сводными таблицами) у вас не будет. Работать со сводными таблицами в Excel гораздо приятнее. чем заполнять список данных.